איך סידור החדר (סטינג) בגישור ומשא ומתן יכול להשפיע על תוצאות התהליך?

מה זה "סטינג"?

אנחנו מייחסים בצדק רב משמעות גדולה למילים שנאמרות ולמסרים שמועברים באמצעות שפת הגוף. במאמר הזה אני רוצה להתמקד בחשיבות של הסטינג: צורת סידור החדר, מה שמונח על השולחן, מיקום הכיסאות, צורת הישיבה (שולחן ישיבות ארוך, שולחן עגול, ישיבה נמוכה), מיקום המגשר והאווירה שכל אלו ועוד מייצרים בחדר. הסטינג יכול לספר סיפור משלו והכי חשוב להשפיע על התוצאות.

לשפה הלא מדוברת בחדר הגישור ובפגישות משא ומתן יש משמעות רבה. ההשפעה של הסטינג בחדר לעיתים תהיה אפילו יותר מהמילים המדוברות עצמן ומשפת הגוף. הבנת הרמזים העדינים שמועברים על ידי הסביבה יכולה לספק יתרונות, לאפשר תקשורת יעילה יותר ולהשיג תוצאות טובות יותר. הסטינג יכול להציב את המגושרים על מסלול של שיתוף פעולה או התנגדות, אמון או חשדנות.

במאמר הזה אני מדבר על משמעות של הסטינג ובסוף תמצאו גם טיפים מעשיים שיכולים לעזור לכם, בין אם אתה מגשרים, או צדדים בגישור או במשא ומתן.

צורת השולחן

השולחן הוא אלמנט מפתח בהגדרת האווירה והמסר (תזכרו את ה- "אווירה" וה- "מסר" הם חשובים מאוד ונפגוש אותם שוב בסיכום). שולחן עגול מציע גישה שוויונית ופתוחה יותר לכולם. שולחן עגול זו בחירה טובה כאשר רוצים ליצור תחושה של שיתוף פעולה ושוויון. שולחן מרובע או מלבני, לעומת זאת, עלולים להעביר מסר של הירארכיה וחלוקה לצדדים. זה עלול להחזיר מבוכה ותחרותיות. לשולחן המרובע חיסרון משום שיש קושי לשמור על קשר עין עם כל המשתתפים. שולחן הישיבות המלבני הנפוץ משדר במידה מסויימת רשמיות יותר משולחן עגול.

הישיבה הנמוכה (טיפולית) – היא בדרך כלל ישיבה על ספות והיא מקובלת יותר בעולם הטיפול. בשבילי הישיבה הנמוכה פחות נוחה ומקשה על כתיבה, עבודה עם מחשב והצגת מסמכים במידת הצורך וכיו"ב.

חשיבות סידור הישיבה

סידור הישיבה במפגש משא ומתן או גישור יכול לחשוף ולהשפיע על דינמיקת הכוח בין הצדדים המעורבים. במרבית חדרי הישיבות, בוודאי בארגונים, שולחן הישיבות הוא שולחן מלבני. האדם שיושב מראש שולחן מלבני נתפס, במרבית המקרים, כמנהיג או כדמות הדומיננטית בחדר, בוודאי בישיבה רבת משתתפים. לעומת זאת, סידורי ישיבה שבהם המשתתפים יושבים במעגל או בצורה אובלית יכולים לקדם תחושת שוויון ושיתוף פעולה.

ראש השולחן: תפקיד זה מסמל לעיתים קרובות סמכות ושליטה. מושב זה מאפשר לאדם למשוך תשומת לב ולכוון את מהלך השיחה. הישיבה בראש השולחן גם מאפשרת קשר עין עם כל המשתתפים וראיה רחבה יותר של הנעשה בשולחן המלבני.

פינות השולחן: ישיבה בפינת שולחן מלבני יכולה לסמן גישה פחות עימותית, ולקדם דיאלוג רגוע ופתוח יותר.

ישיבה זה לצד זה: יכולה להצביע על סולידריות או שותפות, ומשמשת לעיתים להראות אחדות או אינטרסים משותפים או לכל הפחות רצון או אינטרס לנסות להגיע להסכמות על אף חילוקי הדעות.

אחד מול השני: ישיבה ישירה מול מישהו יכולה ליצור אווירה עימותית, מה שיכול להיות מועיל במשא ומתן תחרותי אך מזיק במפגשי גישור שמטרתם להגיע להסכמות תוך הבנה הדדית של הצרכים האחד של השני.

למה עוד חשוב לשים לב? חשוב גם היכן כל אחד יושב סביב השולחן. גב אל הקיר נותן תחושת ביטחון, וישיבה קרוב לדלת מקלה על יציאה מהירה אם הדברים יתדרדרו. המרחק בין המשתתפים וכמה קרוב או רחוק הם יושבים זה מזה משדר אם קיימת קירבה או ריחוק ביניהם.

מיקום המגשר

בגישור, מיקום המגשר הוא קריטי. חשוב שמיקום המגשר בשולחן יהיה כזה שיאפשר לו קשר עין ותקשורת ישירה עם על אחד מהמגושרים. השאיפה היא לייצר סטינג שיאפשר את מיקום המגשר במרחק שוום לכל הצדדים כדי להדגיש ניטרליות וחוסר משוא פנים.

בפגישות הגישור שאני מנהל אני משתמש במרבית המקרים בשולחן מלבני. אני ממקם את עצמי באחד הצדדים הארוכים של השולחן כשהמגושרים יושבים שניהם מולי זה לצד זה; למעט במקרים של פגישות רבות משתתפים בהן אני ממקם את עצמי בראש השולחן. אני פחות אוהב את הישיבה שלי כמגשר בראש השולחן משום שזה משדר מסר מעט שיפוטי שאני מחליט, והדבר אינו כך בגישור.

עיצוב החדר

גם לעיצוב החדר יכולה להיות השפעה משמעותית על האווירה, מצב הרוח והטון של הפגישה. אור טבעי ובהיר יכול לשפר ערנות וחיוביות, בעוד שתאורה מעומעמת יכולה ליצור אווירה אינטימית ונינוחה יותר. עם זאת, תאורה חזקה מדי יכולה להגביר מתח ואי נוחות.

גם גודל חלל החדר הוא דבר שחשוב לקחת בחשבון: חדרים גדולים ומרווחים יכולים ליצור תחושה של פורמליות וריחוק, שיכולים להיות שימושיים במשא ומתן, אך עלולים לפגוע באינטימיות הנדרשת בגישור. חדרים קטנים ונעימים יותר יכולים לטפח תחושת קרבה ואמון, מה שמועיל למפגשי גישור שבהם בניית קשר היא קריטית. יחד עם זאת, מרחב קטן מידי ביחס למספר המשתתפים עשוי לייצר תחושת צפיפות ואפילו לייצר חרדה אצל חלק מהמשתתפים.

באותו אופן עיצוב וצבע החדר משפיעים גם הם:

צבעים ניטרליים: גוונים רכים וניטרליים יכולים ליצור סביבה רגועה וניטרלית, ולעזור להפחית חרדה ולעודד תקשורת פתוחה. צבעים חמים כמו אדום וכתום יכולים לעורר אנרגיה והתלהבות, אך עשויים גם להעלות מתח אם לא משתמשים בהם בזהירות. צבעים קרירים כמו כחול וירוק יכולים להרגיע ולקדם תחושת רוגע, ולעזור בהפחתת קונפליקט ומתח.

גם חפצים שמונחים על השולחן ומיקומם יכולים להשפיע: כך חשוב שפגישות בעלות אופי רגשי יותר יהיה מונח על השולחן או בקרבות טישו לשימוש במידת הצורך. מסמכים המסודרים על השולחן מרמזים על מוכנות ומקצועיות בעוד שמסמכים, טלפונים, כלי כתיבה, כיבוד, כוסות ועוד שמונחים על השולחן בבלגאן יכולים לרמוז על חוסר סדר וריכוז ולייצר אצל חלק מהאנשים, במיוחד בקרב מי שסובלים מהפרעות קשב וריכוז, תחושה כאוטית.

הנחת כלי כתיבה ודפים במרכז השולחן יכולה לסמל שוויון ואחריות משותפת, ולעודד אווירה שיתופית. מדובר בכלי פרקטי מאוד להתמודד עם הפרעות במובן זה שכשאחד מהמשתתפים מפריע שוב ושוב בהתפרצויות, אפשר להציע לו לרשום את הדברים ולהדגיש שניתן לו זמן להגיד את הדברים שעל ליבו.

 

5 טיפים מעשיים ליצירת סטינג מקדם

1. הכנה מראש: סדרו את החדר לפני שהמשתתפים מגיעים על פי מספר המשתתפים בפגישה, וודאו שהישיבה והחפצים ממוקמים בצורה מושכלת לקידום הדינמיקה הרצויה.
2. התאמה להבדלי תרבות: קחו בחשבון את הרקעים התרבותיים וההעדפות האישיות של המשתתפים. לדוגמה, תרבויות מסוימות עשויות להעריך ישיבה היררכית, בעוד שאחרות מעדיפות סידורים שוויוניים.
3. מעקב והתאמה: במהלך הפגישה, היו ערניים לאופן שבו הסביבה משפיעה על ההתנהגות של הצדדים והיו מוכנים לבצע התאמות אם יש צורך. זה עשוי לכלול סידור מחדש של הישיבה או הסרת חפצים מסיחים.
4. שימוש במרחבים ניטרליים: חשוב להקפיד להשתמש במרחבים ניטרליים שלא מייצרים יתרון משמעותי לאחד הצדדים. מרחבים ניטרליים יכולים לעזור להפחית הטיות ותפיסות של חוסר שוויון.
5. יצירת סביבה נוחה: ודאו שהחדר נוח מבחינת טמפרטורה, תאורה ואקוסטיקה. אי נוחות יכולה להסיח את דעת המשתתפים ולהפריע לדיאלוג פרודוקטיבי.
   

אווירה, מסר וחיבור:

שלוש שאלות + שאלת בונוס שאני ממליץ לכם לשאול את עצמכם לפני סידור החדר:

1. מה האוירה שאני רוצה לייצר בפגישה באמצעות הסטינג?
2. מה המסר שאני רוצה להעביר למשתתפי הפגישה דרך הסטינג?
3. האם ברמה האישית אני מתחבר לסטניג? (דוגמאות: אני לא מתחבר לסידור של ישיבה נוחה מטעמי נוחות, יש כאלו שאומרים לי שישיבה קרובה מייצרת בהם תחושה של איום)
4. ולאחר סיום סידור החדר עמדו בכניסה לחדר, התסכלו עליו ובדקו: האם הסטינג שייצרתי מייצר את האווירה שאני רוצה? מעביר את המסר שנכון לי? והאם הסטינג נכון ונוח עבורי?

סיכום

הסטינג של פגישת משא ומתן או גישור הוא כלי רב עוצמה, לעיתים קרובות לא מוערך, בהשפעה על תוצאות הפגישות והתהליך כולו. מסידור הישיבה ועיצוב החדר ועד מיקום החפצים על השולחן, כל פרט יכול לשלוח מסרים עדינים המשפיעים על עמדות והתנהגויות המשתתפים. על ידי הבנת וניהול אסטרטגי של אלמנטים אלו, נושאים ונותנים ומגשרים יכולים ליצור סביבות המטפחות שיתוף פעולה, מפחיתות מתח, ובסופו של דבר מובילות להסכמות  מוצלחות יותר.